Introdução
O processo de onboarding – ou integração – nunca foi tão importante como no momento atual. Empresas dos mais variados setores, portes e localidades, vivem a realidade de poder incluir em seus times colaboradores de qualquer lugar do planeta, para diversas posições e níveis de atuação. A qualidade na inserção do novo colaborador no grupo é fundamental para que ele possa contribuir junto ao time conforme o esperado.
Assim como no processo de Recrutamento & Seleção, onde planejamos e executamos as ações com ajustes finos, nesta etapa seguiremos com o mesmo racional.
Dividiremos com você os mesmos passos práticos que instruímos nossos parceiros a conduzir. É uma forma de garantir que – as surpresas no caminho – tendam a ser positivas.
Antes do Day One.
1- Infraestrutura
Nossa sugestão é que este processo se inicie entre 10 a 15 dias antes do Day One do colaborador, com solicitação de máquina, logins de acesso, cadeira, welcome kit, e tudo que for necessário para execução das atividades.
Independente do tamanho da empresa, vale acionar os times responsáveis (TI, suprimentos, etc) ou já iniciar o processo por conta, caso não haja a quem recorrer. Em nossos parceiros de pequeno porte, esse formato é bastante comum.
Dependendo do modelo de contratação (PJ, CLT, Cooperado ou outros), e também do tipo de atividade, é possível que mais ou menos infraestrutura seja necessária. Um bom ponto de partida é ter como base as necessidades de um colaborador que realiza atividades semelhantes.
2 – Materiais de consulta
Este pode ser um bom momento para revisitar eventuais manuais e guias que são utilizados pelos colaboradores, e se estão devidamente atualizados e disponíveis para acesso.
3 – Treinamentos Iniciais
Algumas atividades exigem treinamento prévio específico. Vale levantar todos os necessários e pré-agendar. No caso de contratação no modelo CLT, para evitar qualquer contratempo legal, vale dividir com o colaborador o cronograma de treinamento em seu primeiro dia de atividades.
4 – Comunicação ao Time Direto
Antes da chegada do colaborador, já é possível dividir com o time mais próximo – aquele no qual o colaborador estará diretamente inserido – a novidade. Isso pode ocorrer durante um rápido standup meeting, ao final de uma videoconferência, em um almoço ou mesmo café. Criar este clima positivo da chegada próxima faz com que todos se sintam envolvidos e co-responsáveis pela integração.
5 – Mentor
identificar um mentor para auxiliar o novo colaborador ajudará neste processo. Alguém que realize atividades semelhantes e que possa apoiá-lo, principalmente durante as primeiras semanas. Vale combinar a dinâmica de como irá funcionar.
Day One
6 – Mensagem de Boas Vindas
No dia em que o colaborador inicia na empresa, é importante comunicar sua chegada para as áreas com as quais ele terá contato frequente, com uma breve apresentação: nome, idade, área, nacionalidade, país, cidade, hobbies, etc.
7 – Preparação da Workstation
Se o colaborador estiver presencial, vale uma preparação diferenciada para o local de trabalho: bexigas, cartões, guloseimas, etc. E claro, registrar este momento será sempre positivo.
8 – Visita às Áreas da Empresa
Se presencial, vale apresentá-lo aos principais departamentos da companhia e também pessoas-chave. O mentor escolhido pode ajudar nesta atividade.
9 – Almoço de Boas Vindas
Para o time mais próximo, se presencial, um almoço é uma boa oportunidade para interação. Caso remoto, uma rápida reunião com todos para apresentação e boas vindas ajuda bastante.
10 – Canal para dúvidas e sugestões
A chegada de um novo colaborador é uma ótima oportunidade de capturar novas ideias. É importante que ele tenha canal aberto não só para sanar dúvidas, como também seja estimulado a colaborar com sugestões em diferentes frentes.
As possibilidades para o Onboarding são muitas e dependem basicamente do porte, setor e localidade da empresa. A criatividade neste momento pode ser excelente para fazer diferente e tornar este momento ainda mais positivo para o grupo. Porém, se não for possível fazer algo mais sofisticado, o básico bem executado tende a garantir bons frutos.
By Good Bridge Team.